ビジネスを加速させる、あたらしいオフィスのカットオーバー
06.新オフィスの名は、「Tri×UP(トライアップ)」
最適な空間レイアウトをデザインし、ツールを整え、そして、物理的にかさばる紙文書を削減することで、ついにワンフロア化への移行の準備が整った。そうして迎えた、2015年9月のレイアウト変更工事。全社員が、大きな期待と幾ばくかの不安を胸に抱きながら、自分たちのオフィスが新しく生まれ変わるのを、待った。
そして、新オフィスと初対面。わっと歓声が上がった。
面積的には縮小されたにも関わらず、以前よりも空間が大きく開けていて、空気が巡る。まず、エントランスを塞ぐ背の高いロッカーの壁がない。
びっしりと組まれた島型のデスク群は取り払われ、オフィス中央にはゆったりとしたオープン・ミィーティングスペースが配置されている。そこに据えられているデスクもフレキシブルに動かすことができるので、大人数でのミィーティングにも対応できる。まるで、オープンカフェのように気軽だ。
また、部門長席はオフィスの奥中央に配され、それを「扇の要(かなめ)」として、そこから放射状に「グループアドレス」のビジネスユニットが連なっている。
- ・緩やかなユニット意識
- ・ユニットを越えた風通しの良い情報共有
- ・マネジメントの効率化
部署内での連携を促しつつ、一方で、決して、その部署内だけで関係性を閉じさせない。ブラックボックス化させない。そんな意図・意志を込めながら、業務効率化に働きかけるひとつの「しくみ」として、グループアドレスを基本としたオフィスレイアウトを機能させているのだ。
そして、社内のどの座席からでも眺められるオフィス中央の壁面には、デジタル・サイネージ(Digital Signage/電子看板)のディスプレイが配置され、経営戦略・方針などが、視覚的に伝えられていく。経営に関わるレイヤーの高い情報ながら、働きながら自然と繰り返し目に入ってくるので、社員たちは無理なくゆっくりと、経営層の想いを腑に落としていくことができる。
このように、見た目だけでなく機能の上でも、大きな変貌を遂げた新オフィス。そのオフィスに名前をつけてあげたい。さっそく全社員に募り、次のように名付けられた。
「Tri×UP(トライアップ)」。
「Triangle(トライアングル=3つの角度)」から「UP(価値の向上)」を図り、新しい働き方の創造に「Try(トライ)」していく。
3つのUPというのは、それぞれ、
- ・効率UP
- ・コミュニケーションUP
- ・モチベーションUP
を意味する。多くの想いと願いが込められた名前だ。
07.継続する、働き方改革
こうして、オフィスレイアウトの改善はなされたわけだが、この良好なオフィス環境を維持し、さらなる働きやすさを追求し続けてこその「働き方改革」だ。
そのため、「ザイマックスインフォニスタ」では、新オフィスカットオーバー後も、「WIC(Workstyle Innovation Committee/働き方改革委員会)」を中心に、継続的な委員会活動を続けている。
具体的には、以下の通りだ。
- ・毎週開催のオフィス改善委員会
- ・毎週木曜日に実施する、全社員による清掃活動
- ・ポリス活動(巡回活動)
- ・サイネージの掲示内容の最適化(見たくなる内容、見やすい表示)
- ・社員の声に基づいたオフィス改善
-ゴミ箱の設置数増加(1台から4台へ)
-営業カバン収納用ロッカーの設置
-コピー機周りに共有の文房具を用意
「働き方改革」は、終わらない。
これからも、オフィスを扱うプロフェッショナルとして、ザイマックスは、オフィスレイアウト改革、働き方改革への挑戦を続けていく。
08.「働き方改革」後の、社員の声
[営業スタッフの声]
- ・以前より快適。広さも感じる。
- ・紙文書の削減に関して、最初は難しさを感じていたが、捨てる習慣さえ身につければ、結構平気だった。とにかく、コツはいつか読むかなという「執着」を捨てること。本当に必要なプリントアウト資料は、スキャンしてしまえば良い。
- ・人に誇れるかっこいいオフィスになったと思う。
- ・他の部署、セクションの活動が見え、コミュニケーションが取りやすくなった。
- ・ワンフロアで働けるようになったことは、コストの上でも業務効率の上でも、メリットが大きいと感じる。
- ・お客様にフリーアドレスを提案する機会があったので、ついに自分たちの会社にも来たか、と思った。これで、実体験の熱を交えて、お客様に自信をもって提案できる。
[総務スタッフの声]
- ・オフィスがカラフルになって、明るい気持ちで働ける。
- ・フリーアドレスのおかげで、今まで交流のなかった人ともコミュニケーションが取れるようになった。
- ・総務として、他部署の困りごとが以前より把握できるようになり、改善点も見つけやすくなった。
- ・他部署の人にも、仕事を頼みやすくなった。
[ビジョンの共有]
(Q)会社のビジョンを皆が理解していると感じる。
(Before)はい:59%、いいえ:41%
(After)はい:87%、いいえ:13%
[法人営業の推進]
(Q)効率的に働ける環境である。
(Before)はい:54%、いいえ:46%
(After)はい:88%、いいえ:12%
※この結果、営業スタッフの1ヶ月あたりの面談数は9.39%増加している。
[部門連携]
(Q)他部署の業務内容や取り組み、注力事項を知っている。
(Before)はい:45%、いいえ:55%
(After)はい:61%、いいえ:39%
※部署間における紹介・共同案件数は、27%増加。
[紙文書削減]
(Q)個人所有の資料(紙)の量は適切である。
(Before)はい:47%、いいえ:53%
(After)はい:93%、いいえ:7%
(Q)必要のない書類は日常的に捨てている。
(Before)はい:47%、いいえ:53%
(After)はい:95%、いいえ:5%
ザイマックスが提案する、「モバイルワークオフィス」という働き方
自社オフィスの「働き方改革」を成し遂げたザイマックスは、現在、新しいオフィスサービスの提供を進めています。個々人の働き方や生活のあり方が多岐にわたる、今の時代。そんな時代のニーズを受けて、都心型の「営業タッチダウンオフィス」と、郊外型の「リモートワークオフィス」といった、2種類のシェアオフィスを展開しています。
フレキシブルで快適な働き方をサポートする、この新しい「モバイルワークオフィス」の名前は、「ZXY Share(旧ちょくちょく…)」。詳しくは、以下よりご参照ください。
「『ZXY Share(旧ちょくちょく…)』」については、コチラより