お役立ち情報を知ろう＜人事異動に伴うレイアウト変更＞｜オフィスのお役立ち情報は「インフォニスタ」の「オフィスの知恵袋」

多くの会社がフレッシュな新入社員を迎え入れたり、人事異動により人が増えたりと、4月は何かと人の動きが激しい時期です。活気づく社内ですが、思わぬ事態に頭を悩ませることも。それは、「新入社員や異動者のデスクを置くスペースがない」ということです。とはいえ、予算やスケジュールの観点から、すぐに移転をすることも難しいし、どうしたらよいのか・・・とお困りの方も多いのではないでしょうか。

今回は、こうした変化に他の企業はどのように対応しているのか、担当者が実施したこと・実施しなかったことをご紹介します。

実施したこと

ある会社では、これまで独立していたマネージャー席をメンバーの島にまとめることで、省スペースになっただけでなく上下の距離が近くなり情報共有や意見交換がしやすくなったという声も。各メンバーの行動が目に届くようなったことで管理がしやすくなる、という利点もあるそうです。
また、会議室を減らしたことで、利用時間の管理を厳格化し、ダラダラと長時間に渡ってミーティングを行うといった慣習が消え、生産性が上がったという例も出ています。

最近では、法人向けのトランクルームサービスなども充実しており、手軽な料金で利用できるところも多いので、備品やそれほど使用頻度の高くない書類を電子化し原本を外部で保管する企業が増えています。セキュリティのしっかりしているところを選べば、リスクマネジメントの観点からも効果的と言えるかもしれません。

その他、多くの声があったのが分室を出すということ。オフィスを丸ごと移転するよりも時間も費用も抑えられるので、レイアウト変更だけではもう凌げないという場合に有効なようです。

実施しなかったこと

計画をしていたにも関わらず、実際には行わなかったこともあるようです。

• 会議室をなくそうと思ったが、配線の関係で実施できなかった
• マネージャー席をなくそうと思ったが、実施しなかった
• 個室の役員室をなくそうと思ったが、セキュリティ上の問題で実施できなかった

レイアウト変更を諦めたケースで多いのが、配線の問題です。電源がとれない、通信回線が届かない、など必要最低限の環境が整わない場合は、せっかく会議室をつぶしても何の意味もありません。事前に確認し、まさかの事態がないよう注意しましょう。

他にも、元の配置によってはマネージャー席をつぶしてもあまり席数が増えなかったり、マネージャーを島に配置することへ社員から不満があがったという会社もあります。
また、デスクやパソコンには経営に関する最重要データがぎっしりとつめこまれていますので、セキュリティ面でも対策を講じる必要があります。役員室の壁を取り払うことで、スペースを確保したいという要望も、これらの問題をきちんと解決できなければ、上層部の理解を得ることは難しいでしょう。

レイアウト変更の結果、こんな失敗も・・・

• 動線が悪くなった
• 配線が出しっぱなしで危ない、美観も悪い
• 予想外の費用がかかった

広さを確保することばかりにとらわれ、見落としがちなのが作業動線。通路が狭くて通りにくい、使用頻度の高いコピー機やシュレッダーが遠い、など動線の悪化は作業効率の低下につながります。

レイアウト変更が頻発する会社では、またすぐ変更があるだろうという慢心から配線の処理がルーズになりがち。配線がぐちゃぐちゃに絡まった状態で放置されていたり、よく人が通るところにコードが出しっぱなしになっているという場合も。これでは配線に引っかかって転倒したり機器の電源を抜いてしまう可能性もありますし、コードを束ねて置いておくことは火災の原因にもなります。お客様が訪問された時の印象も良いとはいえません。業者に依頼してしっかり配線を敷き直すなど常に美しいオフィス環境を心がけましょう。

また、間仕切りをなくすための工事費用や、急場の対応で分室用に什器や複合機を別途購入したものの後日統合したので無駄になってしまったなど、場合によっては余剰コストがかかってしまう場合もあったようです。

オフィス環境への配慮も忘れずに！

オフィス環境は社員のモチベーションや生産性に大きく影響します。何とか手を尽くしてスペースは確保できたものの、使い勝手が悪く働きづらい環境になってしまっては元も子もありません。あくまで働きやすい快適なオフィス環境づくりという大前提は忘れずに取り組んでいきましょう。